Implantando o Módulo de Créditos no CallManager e TollManager - 2ª parte

Depois de abordar no primeiro artigo algumas questões sobre o projeto de implantação do módulo de créditos no CallManager e abordar a importância dos cadastros no sistema, será abordado todo o preocedimento que envolve o lançamento de créditos para o ususário.

Em nosso primeiro encontro, foram abordadas questões sobre o projeto de implantação de Créditos com o CallManager 2008 e a importância dos cadastros do sistema. Esse pré-requisito é necessário para iniciar as configurações do módulo de créditos.
Recapitulando, como pré-requisitos temos:

• Licença(s) Instalada(s);
• Níveis departamentais cadastrados;
• Centros de custo cadastrados;
   ◘ E-mail dos gestores cadastrados;
• Clientes cadastrados;
• Ramais cadastrados;
   ◘ E-mails dos usuários dos ramais
   ◘ Classe (classe que o ramal/PID terá quando estiver com créditos);
   ◘ Crédito (crédito individual para cada ramal, utilizado para automatização);
   ◘ Habilitado para participar do módulo de créditos;
   ◘ PID cadastrado (importante para a tarifação e módulo de créditos);

O próximo passo é a definição do procedimento interno adotado para a gestão dos créditos. Vamos citar os principais pontos para essa definição:

• Todos os tipos de ligação entrarão no módulo de créditos?
• Automação do lançamento mensal dos créditos;
• Definição do processo de expiração dos créditos não consumidos;
• Subtração do saldo negativo do mês anterior no mês atual
• Avaliação dos créditos consumidos e redução das cotas individuais;
• Envio do saldo atual aos usuários em seus e-mails;
• Enviar notificação de aproximação do término do crédito;
• Estabelecer qual será o procedimento adotado para lançamento de créditos adicionais para os usuários que extrapolaram o crédito concedido;
• O lançamento de créditos propriamente dito;
• Entre outros

Vamos detalhar cada item descrito acima.

Todos os tipos de ligação entrarão no módulo de créditos?

Nos parâmetros de créditos podemos definir quais as classes (local, celular, interurbano...) que irão participar do módulo de créditos, esses parâmetros são adotados para todos os ramais do sistema. Por exemplo, a empresa pode definir que ligações locais são liberadas, mas as demais classes são monitoradas pelo módulo de créditos.

Automação do lançamento mensal dos créditos

Podemos programar o lançamento automático dos créditos em uma data específica. Esta funcionalidade permite que o sistema possua autonomia, trazendo ao gestor de créditos a necessidade apenas de acompanhamento e monitoramento dos créditos.
Funciona da seguinte forma: é programada uma tarefa que sempre é executada em um mesmo dia e hora;  agenda-se todos os créditos para a mesma data em que a tarefa é executada, e,  quando chegar à data programada, o sistema enviará os comandos ao PABX liberando os Ramais/PIDs que já estavam bloqueados a retornarem as classes (configuradas no cadastro de ramais).
Exemplo: No módulo ferramentas do Sistema do CallManager 2008, é criada uma Tarefa agendada do Tipo “Habilitar ramais com créditos na data”. Configuarada para executar no dia 1º (primeiro) de cada mês, ocorre à 01h00min (uma hora da manhã). Ainda pode ser configurado o envio de notificações referentes a execução dessa tarefa (sempre que for executada), assim recebendo e-mails em sua caixa de entrada. Só resta definir o nome da tarefa (ex: Crédito Mensal Automático) e definir o nome do computador que executará esta tarefa (nome do próprio computador).

Obs.: Existe um serviço do Windows dedicado a execução destas tarefas chamado gltTaskM.exe, este serviço faz parte da instalação do CallManager 2008. Se este serviço não estiver ativo em execução, nenhuma tarefa agendada entrará em ação.  Em caso de dúvidas entre em contato com o suporte técnico da Direction Systems.

Definição do processo de expiração dos créditos não consumidos

Este processo é importante para que a redução de custo seja alcançada com mais eficiência, e tem por objetivo bloquear o crédito de quem não o gastou por completo, evitando o desperdício de recurso.

Caso a expiração de créditos não seja adotada, os saldos remanescentes dos meses anteriores serão acrescidos dos novos saldos, acumulando os créditos para cada usuário. Esta situação é pouco favorável à redução de custos, porém pode ser adotada sem problemas, mediante um planejamento prévio. Da mesma forma como foi programada a execução de uma tarefa agendada para atribuição dos créditos, pode ser automatizado o bloqueio dos saldos remanescentes, para isso basta programar uma tarefa (Desabilitar ramais com créditos expirados na data) para o último dia do mês (dia 31). Nos meses com menos de 31 dias, a data de execução será ajustada automaticamente. No entanto se a data de execução programada for, por exemplo, dia 28, o sistema não ajustará automaticamente para o dia 31, e a execução continuará acontecendo no dia 28. Ou seja o ajuste automático de datas acontece para datas anteriores ao dia programado de execução mas não para datas posteriores.

Subtração do saldo negativo do mês anterior no mês atual

O CallManager 2008 permite a subtração do saldo negativo do mês anterior no crédito do mês atual. Esta funcionalidade é importante para que o consumo de créditos seja o mais próximo possível do real. O Sistema só  reconhece o custo de uma chamada quando esta é concluída. Então o PABX emite o bilhete(s) que é importado pelo sistema. Neste momento de importação é calculado o custo da chamada, que será abatido do crédito. Uma vez identificado que o saldo atual do ramal (após a subtração da última chamada) é igual a zero ou menor que zero (negativo), o sistema envia automaticamente o comando para o PABX solicitando o bloqueio do Ramal/PID, e evitando que outras ligações sejam realizadas. No entanto, se a última chamada for muito longa, o saldo negativo pode ser muito grande. Para minimizar esse risco, pode ser programada a subtração do saldo negativo no crédito do próximo mês.

Obs.: esse recurso só poderá ser utilizado se o crédito for dado manualmente, mês a mês, para que possa ser habilitado apenas o crédito resultante após a subtração do saldo anterior. Este recurso é facultativo sendo mais uma flexibilidade que o CallManager pode oferecer ao processo de gestão de créditos.

Envio do saldo atual aos usuários em seus e-mails

Esta funcionalidade só poderá ser usufruída se os cadastros dos e-mails da cada ramal estiverem devidamente preenchidos com os endereços de e-mail de seus respectivos usuários.

Da mesma forma como a ativação dos créditos do mês, criaremos uma tarefa agendada para o envio de saldos. No assistente de tarefas agendadas, selecione o tipo de tarefa: Enviar saldo. Configure a opção de enviar para o e-mail do Ramal. Note que existem outras opções que permitem envio de e-mail para o Centro de custo (que deve ser configurado com o e-mail do gestor desse centro de custo) e envio do saldo para o cliente (que deveria ter o e-mail do Diretor geral da empresa/Presidente), alem da possibilidade de definir uma conta específica para o envio do saldo.

Podem ser feitas mais de uma tarefa do mesmo tipo, a limitação agora é o interesse em ativar as tarefas com configurações variadas.


Enviar notificação de aproximação do término do crédito

Este recurso permite que o saldo remanescente seja enviado ao usuário (individualmente) assim que o mesmo atinja um limite preestabelecido (cota). Uma vez atingido o limite, o sistema começa a notificar por e-mail o saldo restante, de forma semelhante ao celular pré-pago.

Essa configuração pode ser definida nos parâmetros de créditos, e será aplicada para todos os usuários.  A mensagem enviada por e-mail pode ser composta por macros (disponíveis no Help do CallManager) onde podem ser construídos e-mails com características do usuário. Por exemplo: Prezado Castro Alves, o seu saldo atual é R$ 3,30.


Qual será o procedimento adotado para lançamento de créditos adicionais ?

Quando o crédito é esgotado (saldo menor ou igual a 0) e o Ramal/PID é bloqueado, impossibilitando que o usuário do Ramal/PID possa efetuar chamadas, pode haver a necessidade de lançamento de créditos adicionais. Nessa tarefa deve-se observar o seguinte fato: se para cada crédito de usuário que é esgotado, são concedidos mais créditos, e isso se repete várias vezes no mês, pode-se considerar que esse usuário possivelmente não deveria participar do módulo de Créditos, visto que, trabalhando dessa forma,  não há esforços voltados para a redução de custos.

A redução de custos se apresenta na melhor gestão do recurso, sem o comprometimento das atividades do usuário. Se o crédito é disponibilizado sem a preocupação sobre a necessidade, pode haver desperdício de recurso. Para reduzir tais desperdícios podem ser utilizados os recursos da Agenda telefônica para avaliação do volume de ligações realizadas para fornecedores, clientes, representantes, parceiros, entre outros. A partir daí, é possível saber o que foi realmente “consumido a trabalho” ou de ordem pessoal.


O lançamento de créditos propriamente dito

Este é o ponto principal. Anteriormente foi exposto que alguns recursos do módulo de créditos devem ser avaliados para sua utilização, mas até agora não foi abordado o lançamento dos créditos. Os créditos devem ser lançados com as seguintes preocupações:

 Os créditos atribuídos (individualmente) a cada ramal são suficientes para a excussão das atividades diárias de cada usuário?
 Acompanhamento do consumo no final do mês, avaliando o consumo dos créditos:
  o Se todo o credito do Ramal/PID foi consumido e foi necessário lançar mais créditos (devidamente justificados), isso é um indicador que o crédito padrão deste Ramal/PID precisa de um ajuste (acréscimo);
  o Se o crédito do Ramal/PID sobrou, é sinal de que pode ser ajustado para menos, de forma a trabalhar a redução dos créditos dos ramais que não estão chegando a gastar as suas cotas.

Esta equalização dos créditos (de cada ramal) é importante para alcançar a redução de custos. Inicialmente, nos primeiros 3 meses, é recomendado o compromisso do lançamento manual dos créditos no 1º (primeiro) dia do mês, pois quando são atribuídos manualmente, os créditos consideram as últimas alterações no crédito da cada ramal.
A cada mês que é avaliado o crédito de cada ramal, podem ser reduzidas as cotas de créditos de muitos usuários, evitando o desperdício. A partir daí é possível perceber que a redução de custo começa a acontecer e as metas começam a ser cumpridas.

Metas? Sim! Sabendo o total de créditos que concedidos aos usuários da empresa (somatório de todos os créditos autorizados), pode ser estimado o total do consumo telefônico (admitindo que todos os usuários consumem seus créditos até o último centavo). Agora o objetivo (meta) é reduzir o consumo até a zona ideal de custo. Por isso é importante o acompanhamento nos 3 primeiros meses, com lançamento de créditos manuais.

Para a avaliação da redução de custo pode ser emitido um Gráfico de Evolução, destacado por: custo, selecionando o período: ano atual

Agendamento dos Créditos

Após todo esse período de implantação, com análise de usuários e consumo de créditos, chega-se a zona ideal, onde todos os créditos (Individual do cadastro dos ramais) estão devidamente equalizados. Agora podem ser agendados os créditos para os próximos dois anos (24 meses), por exemplo.

O Agendamento de créditos é recomendado após a análise realizada acima, e o procedimento é muito simples de ser entendido. Quando os créditos são agendados para os 24 meses seguintes, estão sendo lançadas cópias dos créditos de cada ramal em cada mês, seguindo a configuração de data especificada. Em outras palavras, não podem haver créditos diferentes para o mesmo ramal, serão todos iguais. Por exemplo: O ramal 1234 possui R$ 30,00 de crédito padrão. Quando é agendado o lançamento de créditos desse ramal para o dia 01/10/2009 as 01h00min (uma da manhã) e aplicada essa configuração para os próximos 6 meses, o sistema simplesmente aplicará esse mesmo valor para os dias 01/11/09, 01/12/09, 01/01/2010... 01/04/2010 sempre no mesmo horário 01h00min (uma da manhã).

Agora será abordada a junção de dois conceitos importantes: o conceito apresentado no item Automação dos créditos mensais já descrito, com o Agendamento dos Créditos. Quando é criada uma tarefa para “habilitar ramais com crédito na data” configura-se data e Hora de execução. No exemplo foi configurada a tarefa para o 1º (primeiro) dia do mês executando a 01h00min (uma hora da manhã). Essa tarefa simula a execução do lançamento manual na data em que foi configurada.
Quando os créditos são agendados, deve-se fazê-lo para o dia e hora onde existe uma tarefa agendada de “habilitar créditos”. Tanto o crédito (agendado) como a tarefa, devem possuir a mesma data e hora.

Observando um exemplo real:

Se o sistema possui apenas uma tarefa para “Habilitar Créditos” (poderia ter várias tarefas do mesmo tipo), programada para executar no 1º dia do mês às 00h30min (meia noite e meia), e o gestor de créditos agendou todos os créditos para entrarem automaticamente no dia 01/10/2009 às 01h00min (uma da manhã), o que acontecerá?

Quando chegar o dia 01/10/2009 às 00h30min a tarefa agendada entrará em ação e verificará se existem créditos a serem atribuídos nesta data e hora. A tarefa até identificará todos os créditos programados para as 01h00min, porém ela não irá lançar nenhum crédito agendado, pois não existem créditos para as 00h30min. Por fim, a tarefa hiberna e só entrará em ação no próximo mês no dia 01/11/2009 as 00h30min . Como conseqüência ao chegar à empresa se constatará que todos os ramais (que participam do módulo de créditos)  estão sem créditos e bloqueados. O motivo notório é a falta de sincronismo entre a data da tarefa agendada, com a data do crédito agendado.


Em último lugar, depois de entender como fazer para avaliar a redução de custos, o módulo de créditos pode ser definitivamente ativado

-Como assim? Ainda não ativamos?

O modulo de créditos do CallManager ainda não foi ativado. Tudo que foi feito até agora se resume na configuração (definição e concretização do projeto) e declaração do que deve ser feito, restando agora apenas a ativação do módulo de créditos

Ao acessar os parâmetros de crédito do CallManager 2008, existem as últimas configurações:

 Remote Host (endereço IP do PABX/Roteador) com sua respectiva porta de conexão.
 Recomenda-se a definição de um e-mail para recebimento de notificações de erro ao enviar os comandos de liberação ao PABX.
 E por último marque: Utilizar gerenciamento de Créditos do CallManager 2008

Figura 1 - Parâmetros de créditos

O módulo de créditos já está configurado e ativado.

Uma vez ativado o módulo de créditos, é necessário apenas ativar a importação automática no coletor de ligações. Quanto mais curto for o tempo da importação, mais rápido será o bloqueio de Ramais/PID sem crédito.

Figura 2 - Configuração de importação automática do Coletor de Ligações

 

Assim, concluímos o nosso artigo sobre Módulo de Créditos no CallManager 2008. O objetivo principal é a redução de custo utilizando os recursos oferecidos no CallManager 2008. Algumas funcionalidades foram explicadas permitindo que a implantação do módulo de créditos utilize o máximo de recursos oferecidos pelo sistema.

Marcus Diego de O. Castelo Branco
Líder de suporte Técnico.
Microsoft Certified Professional

 

 

 

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