Aplicando a Gerência de usuários no CallManager e TollManager

Neste artigo será abordado o gerenciamento de usuários do CallManager / TollManager, demonstrando os principais benefícios que uma estrutura de usuários organizada pode proporcionar a gestão da telefonia nas organizações. Conhecendo a fundo os recursos disponibilizados pelo sistema, será possível trabalhar de forma a maximizar o potencial da redução de cutos e da gestão da telefonia através do CallManager e TollManager.

Por padrão, durante a configuração da primeira licença no CallManager / TollManager, é solicitada a definição da conta de usuário “Administrador”, o único usuário nativo do sistema.  O usuário administrador possui acesso ilimitado a todas as licenças do sistema, até as novas licenças que venham a ser adicionadas ao servidor do Callmanager / TollManager.

Para uma melhor distribuição e identificação de atividades o CallManager permite configurar usuários de acesso com diferentes níveis de permissões, o que permite aos usuários possuirem apenas acessos a pequenas sessões do programa, visando à segurança da informação. Para cada perfil de colaborador de sua empresa que necessitar acessar o CallManager pode ser criado um usuário com privilégios diferenciados, por exemplo: Usuários que podem, apenas, realizar cadastros de ramais, com acesso restrito, não permitindo o processo de alteração e exclusão de registros. Outro usuário pode ter acesso apenas para emitir o relatório de ligações detalhadas. Entre inúmeras combinações de permissões que podem ser dadas aos usuários, esses são somente alguns exemplos das possibilidades oferecidas pelo sistema.

Outra vantagem da distribuição gerenciada de usuários (com a devida restrição de acesso a funcionalidades) é a capacidade de monitoramento individual de atividades. Em muitos clientes é muito comum a utilização compartilhada do usuário “administrador” nativo do Callmanager. Infelizmente isso permite que algumas operações que deveriam ser restritas possam ser realizadas por qualquer colaborador que acesse o sistema com a conta administrativa, dificultando o rastreamento das atividades inadequadas, visto que sempre será o mesmo usuário do sistema que está realizando operações como remoção de ligações, remoção de ramais entre outras funções.

O CallManager também permite a criação de usuários compatíveis com os usuários da rede, assim utilizando o novo recurso de Login integrado.

Tipos de autenticação

O Callmanager agora possui duas formas de realizar logon no sistema: utilizando Autenticação do sistema ou Login Integrado. A autenticação do sistema é o método utilizado nas edições anteriores do CallManager, onde o usuário insere seu login e senha.
 Login Integrado do CallManager

O usuário quando “chega ao trabalho”, faz logon na rede com sua conta de usuário. Pode ser cadastrado um usuário no CallManager com o mesmo login (Dominiologin) que já é utilizado na rede, resultando num login “único” que servirá para a rede e para o sistema. Assim evita-se que haja uma nova solicitação de senha, visto que o sistema já detecta a conta de usuário que fez logon no computador.

Contas administrativas

O CallManager permite a criação de contas de usuários com privilégios administrativos para licenças específicas.
Os usuários com privilégios administrativos podem criar novos usuários do sistema, porém os os últimos possuirão no máximo as mesmas permissões do usuário que está criando as novas contas de acesso.

Grupos de Usuários

Dependendo da quantidade de usuários que o sistema possa ter, o gerenciamento de todos os acessos e restrições a determinadas licenças pode ser tornar uma atividade complexa. Para otimizar a gestão de acessos aos usuários do sistema, grupos de restrição de usuários foram adicionados ao Callmanager 2008. Agora é possível atribuir todos os acessos a um grupo e adicionar o grupo de permissões ao novo usuário criado. Esta funcionalidade permite que participando de mais de um grupo, o usuário some as políticas de acessos desses grupos.

Além de atribuir grupos de acesso aos usuários, podemos atribuir acessos específicos, que estejam fora do grupo. Assim o usuário participa de um grupo de permissões, e tem acessos adicionais específicos, devido a alguma característica excepcional da função deste colaborador na empresa. Um usuário pode ter acessos restritos garantidos pelo grupo atribuído a ele, mas, para outra licença, podemos definir na sua própria conta de usuário que ele é administrador daquela(s) licença(s).Ao restringir o acesso a determinadas licenças (para clientes que possuem mais de uma licença), apenas as licenças que o usuário do sistema tem acesso serão disponibilizadas na lista de localidades disponível para escolha, ou realizar o login no sistema. A criação de Usuários do sistema e Grupos está disponível no módulo Ferramentas do Sistema, e deve ser realizada por usuários que possuam permissões administrativas.

Responsáveis por Centro de Custo

O Simples fato de criar usuários do sistema não basta para definir a política de acesso no CallManager 2008. Por exemplo, um usuário foi criado com acesso a emitir todos os relatórios de todas as licenças. O colaborador acessa o Gerenciador de Ligações através dessa conta de usuário com sucesso, e tenta acessar a sessão de cadastros, finalizando na mensagem de restrição à funcionalidade. Ou seja, até esse ponto, tudo funcionou corretamente. No entanto no momento em que o usuário tentar emitir os relatórios, haverá um impedimento e ele não conseguirá emitir nenhum relatório. Isso ocorre porque o usuário pode emitir relatórios, no entanto não houve uma especificação prévia de quais Centros de custo e/ou Ramais ele poderia emitir estes relatórios.
O acesso para emissão de relatórios pode ser emitido em dois níveis: diretamente ao ramal ou diretamente aos Centros de custo. Daí a importância dos cadastros de Centros de custo, pois este agrupamento do sistema permite a liberação/Bloqueio de acesso aos relatórios.

Para definir o acesso à emissão de relatórios por Centros de custo, acesse Gerenciador de Ligações com uma conta administrativa:

Cadastros

 Responsáveis por Centros de custo. Neste cadastro é definido a quais Centros de custo um determinado usuário poderá ter acesso para emissão de relatórios. Podemos selecionar “todos”, “nenhum” ou selecionar apenas os Centros de custo desejados. Definir “acesso ao Centro de custo”, implica em permitir a emissão de relatórios de todos os ramais que pertencem a este Centro de custo. Uma vez concluída esta operação, pode ser “logado”  o usuário (restrito aos relatórios) e emitidos os relatórios. Note que só poderá ser visualizado o que foi permitido.

A mesma analogia é aplicada ao módulo de créditos, onde cada usuário (dos gestores) só poderá atribuir créditos aos seus respectivos Centros de Custo liberados. Também podemos restringir o acesso apenas ao próprio ramal do usuário. Ao acessar o sistema o usuário só poderá emitir relatórios de seu próprio ramal. Para isso, com uma conta administrativa, acesse: Cadastros  Ramais. Com um duplo clique sobre o ramal que deseja emitir os relatórios. Provavelmente, todos os ramais cadastrados estarão com o usuário administrador. Assim sendo, defina o novo usuário (que foi criado) para ramal e confirme a alteração.

Todos os recursos que foram repassados neste artigo são aplicados ao CallManager 2008 tanto em sua versão desktop como para a Web Edition.

Espero que a visibilidade sobre a gestão organizada de usuário e todos os benefícios desse processo tenha sido repassados de forma simplificada. Até próximo artigo.

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