Implantando o Módulo de Créditos no CallManager 2012

Implantando o Módulo de Créditos no CallManager 2012  

O sucesso de qualquer projeto está diretamente relacionado ao planejamento, subestimar um bom planejamento é um risco que o analista deve sempre evitar, pois estão envolvidas:
  • A credibilidade da solução oferecida;
  • A imagem da empresa executante da implantação;
  • O retorno do investimento realizado pelo contratante da solução de créditos;
  • Entre outros transtornos.
Antes mesmo de oferecer o serviço de créditos, o parceiro deve ter em mente os requisitos que viabilizam a implantação desta solução, bem como o recurso necessário para a continuidade do negócio.
 
Mas o que é o Módulo de Créditos? 
 
Sistema semelhante ao dos celulares pré-pagos, com definição do total de créditos por ramal. Ele faz o bloqueio, liberação  e  controle  de  créditos  dos usuários  /  ramais  através  da  integração  do  sistema  com  os PABXs homologados;
 
Como já citado, requisitos são necessários para que possamos pensar em oferecer o serviço, então vamos a estes requisitos:
  1. O modelo do PABX/Roteador já está homologado pela Direction Systems? Caso seja um equipamento não homologado, este equipamento recebe comandos externos? Neste caso, como? Através de Cabo Serial ou por TCP/IP? Utiliza algum protocolo específico para interação?
  2. O PABX/Roteador não necessita de algum hardware ou atualização de Sistema Operacional/Pacote de Serviços, que permite a interação por comandos?
  3. Quais comandos necessários para a mudança de categorias de Ramais/Senhas?
  4. Qual a disponibilidade para que possamos realizar testes de homologação em laboratório e/ou no cliente?
Uma vez tratando de uma integração homologada entre o CallManager 2012 e o PABX, avançamos no processo do planejamento da solução de créditos a ser adotada.
 
IMPORTANTE:
  • O cliente tarifará as chamadas em seu ramal ou serão realizadas através de senhas que permitem a mobilidade do usuário dentro da empresa?
  • Quais ramais irão participar do Módulo de Créditos?
  • Breve estudo do “consumo médio” dos usuários para a definição das cotas de créditos individuais.
  • O estudo prévio do consumo individual de cada ramal faz com que a implantação não comprometa as atividades atuais de cada usuário e da empresa.
  • Tudo deve ser planejado até a data em que o sistema de crédito terá início. A elaboração de um cronograma pode ser muito útil, pois são distribuídas as responsabilidades seja do cliente ou da revenda que implanta o sistema.
Para casos onde existirá a gerencia de senhas, abaixo apresentaremos um exemplo de planilha para o controle de senhas (PIDs) que serão administradas no PABX. A distribuição destas senhas também é um processo que exige muita responsabilidade, evitando o vazamento de informações sobre as senhas.
 
Exemplo:
 
Senha (PID)
Categoria
Usuário
Data Liberação
Data Bloqueio
Responsável
Ramal Contato
12345
3
Filipe Barros
01/01/2012
 
Gestor de Créditos
2222
54321
3
Douglas Alves
01/01/2012
 
Gestor de Créditos
2424
56789
4
Ivson Luís
01/01/2012
 
Gestor de Créditos
2199
98765
6
Gustavo Aveiro
01/01/2012
 
Gestor de Créditos
2707
67890
4
Jardel Amorim
01/01/2012
 
Gestor de Créditos
2708
                                               Tabela 1 - Gestão e organização de senhas (PID's)
 
Depois de toda essa base teórica, o processo agora é realmente de configuração do sistema. Uma vez instalado o CallManager 2012, a primeira etapa é a configuração de todos os cadastros do sistema.
Estes cadastros do Módulo Tarifador são muito importantes, cada sessão do sistema tem importância específica, vamos citar algumas delas abaixo:
  1. Cadastro de Níveis Departamentais – Ao reproduzir a estrutura organizacional da empresa, podemos construir uma árvore de agrupamentos, isso permite a emissão de relatórios mais rápidos, agrupando departamentos e sub-departamentos, permitindo a visualização dos registros em um único relatório.
  2. Cadastro de Centros de Custo – Esta sessão permite a restrição de acesso aos ramais de forma homogênea e controlada. Recomendamos que sejam cadastrados e-mails dos gestores de cada Centro de Custo, pois futuramente poderemos utilizar estes e-mails para automação de envio de relatórios gerenciais entre outros.
  3. Cadastro de Clientes – Esta sessão é opcional e permite a definição de custo específico (plano de tarifas) para grupos distintos de ramais.
  4. Cadastro de Ramais – O elemento que será gerenciado. Da mesma forma como no Centro de Custo recomendamos os cadastros dos e-mails para automação de envio de saldos, relatórios entre outras coisas.
Assim que todos os cadastros básicos forem concluídos, iremos aos cadastros para utilização do Módulo de Créditos.
 
Cadastro de Ramais -  Na aba “Crédito e Cobrança” deverão ser preenchidos os valores para crédito (crédito para Ramal/PID), Classe com categoria que o Ramal/PID irá assumir quando estiver com créditos, marcar a opção “Utilizar o controle de créditos".
 
             
                                            Figura 1 - Inclusão de ramal no Módulo de Créditos 
 
Assim que concluirmos todas estas etapas, estamos preparados para iniciar as configurações de crédito.
 
Abordamos acima questões sobre o projeto de implantação de créditos com o CallManager 2012 e a importância dos cadastros do sistema. Esse pré-requisito é necessário para iniciar as configurações do módulo de créditos.
 
Recapitulando, como pré-requisitos temos:
  • Licença(s) Instalada(s);
  • Níveis Departamentais cadastrados;
  • Centros de Custo cadastrados;
  • E-mail dos gestores relacionados aos centros de custos descritos;
  • Clientes cadastrados;
  • Ramais cadastrados;
  • E-mails dos usuários dos ramais a classe (classe que o Ramal/PID terá quando estiver com créditos);
  • O crédito (crédito individual para cada ramal, utilizado para automatização);
  • A opção “utilizar controle de créditos” deve estar habilitada;
  • O PID cadastrado (importante para tarifação e Módulo de Créditos).
O próximo passo é a definição do procedimento interno adotado para a gestão dos créditos. Abaixo descreveremos os principais:
 
2.1 -  Todos os tipos de ligação entrarão no Módulo de Créditos?
2.2 - Automação do lançamento mensal dos créditos;
2.3 - Definição do processo de expiração dos créditos não consumidos;
2.4 - Subtração do saldo negativo do mês anterior no mês vigente (Atual);
2.5 - Envio de saldo atual aos usuários em seus e-mails;
2.6 - Enviar notificação de aproximação do término do crédito;
2.7 - Qual será o procedimento adotado para um lançamento de créditos adicionais
2.8 - O lançamento de créditos propriamente dito;
2.9 - Agendamento dos créditos;
 
Abaixo descreveremos cada particularidade dos casos descritos acima:
 
2.1 -  Todos os tipos de ligação entrarão no Módulo de Créditos?
 
Nos parâmetros de créditos podemos definir quais as classes (local, celular, interurbano, etc.) irão participar do módulo de créditos, esses parâmetros são adotados para todos os ramais do sistema. Por exemplo, a empresa pode definir que ligações locais são liberadas, mas as demais classes são monitoradas pelo módulo de créditos.
 
2.2 - Automação do lançamento mensal dos créditos
 
Podemos programar o lançamento automático dos créditos em uma data específica. Esta funcionalidade permite que o sistema possua uma autonomia, trazendo ao gestor de créditos a necessidade apenas de acompanhamento e monitoramento dos créditos.
 
Funciona da seguinte forma, é programada uma tarefa que sempre é executada em um mesmo dia e hora. Agendaremos todos os créditos para a mesma data em que a tarefa é executada, quando chegar à data programada o sistema enviará os comandos ao PABX liberando os Ramais/PID’s que já estavam bloqueados a retornarem as classes (configuradas no cadastro de ramais).
 
Exemplo: No módulo ferramentas do Sistema do CallManager 2012, criamos uma Tarefa agendada do Tipo “Habilitar ramais com créditos na data”. E configuramos para executar no dia 1º (primeiro) de cada mês, Ocorrendo as 01h00min (uma hora da manhã). Ainda poderá configurar o envio de notificações referentes a execução dessa tarefa (sempre que for executada) assim recebendo e-mails em sua caixa de entrada. Só resta definir o nome da tarefa
(Ex: Crédito Mensal Automático) e definir o nome do computador que executará esta tarefa (nome do próprio computador). 
 
IMPORTANTE
 
Obs.: Existe um serviço do Windows dedicado a execução destas tarefas chamado gltTaskM.exe, este serviço faz parte da instalação do CallManager 2012. Se este serviço não estiver ativo em execução, nenhuma tarefa agendada entrará em ação.  Em caso de dúvidas entre em contato com o suporte técnico da Direction Systems.
 
2.3 - Definição do processo de expiração dos créditos não consumidos
 
Este processo é importante para que a redução de custo seja alcançada com mais eficiência. Esta função tem por objetivo bloquear o crédito de quem não o gastou por completo, evitando o desperdício de recurso.
 Se não adotar a expiração dos créditos, os saldos remanescentes dos meses anteriores serão acrescidos dos novos saldos, acumulando os créditos para cada usuário. Esta situação não é muito favorável à redução de custo, porém pode ser adotada sem problemas, por isso tem que ser planejada.
 
Da mesma forma como foi programada a execução de uma tarefa agendada para atribuição dos créditos, podemos automatizar o bloqueio dos saldos remanescentes, para isso basta programar uma tarefa (Desabilitar ramais com créditos expirados na data) para o último dia do mês (dia 31). Nos meses que forem até o dia 28, 29 e 30 serão ajustados automaticamente, para o caso inverso não existe ajuste, como configurar a tarefa para o dia 30 e o sistema reconhecer os meses com 31 dias.
 
2.4 - Subtração do saldo negativo do mês anterior no mês vigente (Atual)
 
O CallManager 2012 permite a subtração do saldo negativo do mês anterior no crédito do mês do atual lançamento do crédito. Esta funcionalidade é importante para que o consumo de créditos seja o mais próximo do real possível.
O CallManager só pode saber o custo de uma chamada quando esta chamada é concluída, daí então o PABX emite o bilhete(s) e o CallManager importa este registro. Neste momento de importação é calculado o custo da chamada, que será abatido do crédito. Uma vez identificado que o saldo atual do ramal (após a subtração da última chamada) for igual a zero ou menor que zero (negativo), o sistema envia automaticamente o comando para o PABX solicitando o bloqueio do Ramal/PID, assim evitando que outras ligações sejam realizadas. Porém se a última chamada for muito longa, o saldo negativo pode ser muito grande. Para minimizar esta situação, podemos programar a subtração do saldo negativo no crédito do próximo mês.
 
Obs.: Esse recurso só poderá ser utilizado se o crédito for dado manualmente, mês a mês. Para que ele possa habilitar apenas o crédito resultante após a subtração do saldo anterior. Este recurso é facultativo sendo mais uma flexibilidade que o CallManager pode oferecer ao processo de gestão de créditos.
 
2.5 - Envio de saldo atual aos usuários em seus e-mails
 
Esta funcionalidade só poderá ser usufruída se os cadastros dos e-mails de cada ramal estiverem devidamente preenchidos com os endereços de e-mail de seus respectivos usuários. Da mesma forma como a ativação dos créditos do mês, criaremos uma tarefa agendada para o envio de saldos.
 
 No assistente de tarefas agendadas, selecione o tipo de tarefa: Enviar saldo. Configure a opção de enviar para o e-mail do Ramal. Note que existem outras opções que permitem envio de e-mail para o Centro de custo (que deve ser configurado com o e-mail do gestor desse centro de custo) e envio do saldo para o cliente (que deveria ter o e-mail do Diretor geral da empresa/Presidente), além de poder definir uma conta específica para o envio do saldo. Podem ser feitas mais de uma tarefa do mesmo tipo, a limitação agora é o interesse em ativar as tarefas com configurações variadas.
 
2.6 - Enviar notificação de aproximação do término do crédito
 
Este recurso permite que o saldo remanescente seja enviado ao usuário (individualmente) assim que o mesmo atinja um limite preestabelecido (cota). Uma vez atingido o limite, o sistema começa a notificar por e-mail o saldo restante, de forma semelhante ao celular pré-pago.
Essa configuração pode ser definida nos parâmetros de créditos, e será aplicada para todos os usuários.  A mensagem enviada por e-mail pode ser composta por macros (disponíveis no Help do CallManager) onde podemos construir e-mails com características do usuário.
Por exemplo: Prezado Douglas Araújo, o seu saldo atual é R$ 2,24.
 
2.7 - Qual será o procedimento adotado para um lançamento de créditos adicionais
 
Quando o crédito é esgotado (saldo menor ou igual a 0) e o Ramal/PID é bloqueado, impossibilitando que o usuário do Ramal/PID possa efetuar chamadas, sempre pode haver a necessidade de lançamento de créditos adicionais. Esta inevitável tarefa deve ser abordada, pelo simples fato: se para cada crédito de usuário que é esgotado, lhe é concedido mais créditos, e isso se repete incontáveis vezes em um mês, podemos considerar que esse usuário praticamente não deveria participar do Módulo de Créditos, visto que não há esforço em reduzir custo.
 
 O A redução de custo se apresenta na melhor gestão do recurso, sem o comprometimento das atividades, se o crédito é dado sem a preocupação sobre a necessidade, podemos cometer desperdício de recurso. Para reduzir esses desperdícios podemos utilizar os recursos da Agenda telefônica para avaliação do volume de ligações realizada para fornecedores, clientes, representantes, parceiros, entre outros. A partir daí, poderemos saber o que foi realmente “consumido a trabalho” ou de ordem pessoal.
 
2.8 - O lançamento de créditos propriamente dito
 
Chegamos ao ponto principal, anteriormente falamos de alguns recursos do módulo de créditos que devem ser avaliados para sua utilização, mas até agora não foram lançados os créditos. Os créditos devem ser lançados com as seguintes preocupações:
 
Os créditos atribuídos (individualmente) cada ramal é suficiente para a excussão das atividades diárias de cada usuário?
 Acompanhar o consumo no final do mês, avaliando se os créditos forma consumidos:
  • Se todo o credito do Ramal/PID foi consumido e foi necessário lançar mais créditos (devidamente justificados), isso é um indicado que o crédito padrão deste Ramal/PID precisa de um ajuste (acréscimo);
  • Se o crédito do Ramal/PID sobrou, é sinal de que pode ajustar para menos, buscando a redução dos créditos dos ramais que não estão chegando a gastar as suas cotas.
 
Esta equalização dos créditos (de cada ramal) é importante para alcançar a redução de custo. No começo, nos primeiros 3 meses é recomendado o compromisso do lançamento manual dos créditos no 1º (primeiro) dia do mês, pois quando são atribuídos manualmente, os créditos consideram as últimas alterações no crédito de cada ramal.
A cada mês que é avaliado o crédito de cada ramal, podemos sempre reduzir as cotas de créditos de muitos usuários, evitando o desperdício. Então começamos a notar que a redução de custo começa a acontecer e as metas começam a ser cumpridas.
 
Metas? Sim! Como sabemos o total de créditos que estamos concedendo aos usuários da empresa (somatório de todos os créditos autorizados), podemos estimar aproximadamente o total do consumo telefônico (admitindo que todos os usuários consumem seus créditos até o último centavo). Agora o objetivo (meta) é reduzir o consumo até a zona ideal de custo. Daí a importância de um acompanhamento nos 3 primeiros meses, com lançamento de créditos manuais.
 
Para a avaliação da redução de custo podemos emitir um Gráfico de Evolução, destacado por: custo, selecionando o período: ano atual
 
2.9 - Agendamento dos créditos
 
Após todo esse período de implantação, com análise de usuários e consumo de créditos, chaga-se a zona ideal, onde todos os créditos (Individual do cadastro dos ramais) estão devidamente equalizados. Agora podemos agendar os créditos para os próximos dois anos (24 meses) por exemplo. 
O Agendamento de créditos é recomendado após a análise realizada acima, e o procedimento é muito simples de ser entendido. Quando agendamos os créditos para os próximos 24 meses, estamos lançando cópias dos créditos de cada ramal em cada mês, seguindo a configuração de data especificada. Em outras palavras, não podemos ter créditos diferentes para o mesmo ramal, serão todos iguais. Por exemplo: O ramal 1234 possui R$ 30,00 de crédito padrão. Quando é agendado o lançamento de créditos desse ramal para o dia 01/10/2014 as 01h00min
(Uma da manhã) e aplicar essa configuração para os próximos 6 meses, o sistema simplesmente aplicará esse mesmo valor para os dias 01/11/14, 01/12/14, 01/01/2014... 01/04/2014 sempre no mesmo horário 01h00min (uma da manhã).
 
Agora vamos juntar dois conceitos importantes, o conceito apresentado no item Automação dos créditos mensais já descrito, com o Agendamento dos Créditos. Quando criamos uma tarefa para “habilitar ramais com crédito na data” configuramos a data e Hora de execução, no exemplo configuramos a tarefa para o 1º (primeiro) dia do mês executando a 01h00min (uma hora da manhã). Essa tarefa simula a execução do lançamento manual na data em que foi configurada.
Quando o agendamos os créditos devemos agendá-los para o dia e hora onde existe uma tarefa agendada de “habilitar créditos”. Tanto o crédito (agendado) como a tarefa, devem possuir a mesma data e hora.
 
Vamos a um exemplo real:
Se o sistema possui apenas uma tarefa para “Habilitar Créditos” (poderia ter várias tarefas do mesmo tipo), esta tarefa está programada para executar no 1º dia do mês às 00h30min (meia noite e meia), e gestor de créditos agendou todos os créditos para entrarem automaticamente no dia 01/10/2014 às 01h00min (uma da manhã), o que acontecerá?
Quando chegar o dia 01/10/2014 ás 00h30min a tarefa agendada entrará em ação e verificará se existem créditos a serem atribuídos nesta data e hora. A tarefa até identificará todos os créditos programados para as 01h00min, porém ela não irá lançar nenhum crédito agendado, pois não existem créditos para as 00h30min, por fim a tarefa hiberna e só entrará em ação no próximo mês no dia 01/11/2014 as 00h30min. Como consequência ao chegar na empresa constatará que todos os ramais da empresa (que participam do módulo de créditos) estão sem créditos e bloqueados. É visível o motivo, falta de sincronismo entre a data da tarefa agendada, com a data do crédito agendado. 
Por fim, agora que entendemos como fazer para avaliar a redução de custo, podemos ativar definitivamente o módulo de créditos. 
O modulo de créditos do CallManager ainda não foi ativado, tudo que fizemos até agora foi a configuração (definição e concretização do projeto) e declaramos o que deve ser feito, agora só resta ativar o módulo de créditos, deixamos o melhor para o final.
Ao acessar os parâmetros de crédito do CallManager 2012, existem as últimas configurações:
Remote Host (endereço IP do PABX/Roteador) com sua respectiva porta de conexão.
Recomendamos a definição de um e-mail para recebimento de notificações de erro ao enviar os comandos de liberação ao PABX.
 
E por último marque: Utilizar gerenciamento de Créditos do CallManager 2012
 
 
O módulo de créditos já está configurado e ativado.
 
Uma vez ativado o módulo de créditos, precisamos apenas ativar a importação automática no coletor de ligações. Quanto mais curto for o tempo da importação, mais rápido será o bloqueio de Ramais/PID sem crédito. 
 
 
Com isso concluímos o nosso artigo sobre Módulo de Créditos no CallManager 2012. O objetivo principal é a redução de custo utilizando os recursos oferecidos no CallManager 2012, algumas funcionalidades foram explicadas permitindo que a implantação do módulo de créditos utilize o máximo de recurso oferecido pelo sistema.
 

Add Feedback