Módulo de Integração Hoteleira

Módulo de Integração Hoteleira
 
Conhecendo o Módulo da Direction para Integração Hoteleira (DIH)
 
O que faz o Módulo de Integração Hoteleira?
 
Antes mesmo de falar sobre o Módulo de Integração Hoteleira é importante conhecermos o conceito dos sistemas PMS (Property Management System).

Os sistemas PMS possuem vários módulos voltados para a gestão hoteleira em geral, com módulos contábeis, de inventário, vendas, gestão de despesas, agendamento de viagens entre outras funções. Existem diversos sistemas no mercado com funções de PMS. Dentre os mais conhecidos podemos destacar o MICROS OPERA da Oracle, que possui total integração com o CallManager e TollManager utilizando o Módulo DIH que será apresentado neste artigo.
Se você possui o MICROS OPERA da Oracle você precisará informar o Part Number 5001-382 para a integração.

O Módulo de Integração Hoteleira tem por objetivo realizar a integração entre o CallManager/TollManager e o sistema de gestão hoteleira (PMS). O módulo estabelece uma  comunicação utilizando um protocolo proprietário que possibilita a transferência de dados entre os dois sistemas. 

As  despesas  de telefonia, administradas pelo CallManager/TollManager também  precisam ser integradas a conta do hóspede no hotel, daí surge a necessidade de integração entre estes sistemas.

Esta integração precisa de um grande nível de confiabilidade para garantir que não haja perdas de informações trocadas entre os sistemas. Também precisa garantir que apenas as despesas do hóspede sejam computadas para ele. 
 
Pré-requisitos para utilização da Integração Hoteleira
 
Para utilizar o módulo de Integração Hoteleira, o cliente precisa ter adquirido na licença do produto, o Módulo de Integração. Esse módulo permite a utilização dos seguintes serviços no CallManager/TollManager:
  • SIP Dispather (DSD) - Chamadas SIP utilizando a portabilidade numérica;
  • Integração Hoteleira (DIH);
  • Gateway Utility (DGU).
Também é necessário utilizar a versão  8.05.0001 ou superior do CallManager 2012 ou TollManager 2012;
 
Configurando a Integração Hoteleira
 
Ativando a Exportação de Ligações

Esta configuração irá exportar as ligações a cada importação de bilhetes.
No Gerenciador de ligações telefônicas acesse: Configurações->Parâmetros do Sistema->Aba Exportar
 
Para cada sistema de hotelaria que se pretende integrar é preciso configurar o sistema para exportar no formato (layout) exigido. Segue abaixo uma descrição de como configurar:
  • Exportar Chamadas – Selecione o tipo de chamada que deseja exportar;
  • Formato do arquivo  –  Os arquivos podem ser “Delimitados” (como os arquivos “.CSV”) ou com “Largura fixa”, (com informações sempre na mesma posição de colunas no arquivo); 
  • Utilizar fator de Rateio  –  Ao utilizar esse parâmetro o sistema passa a considerar o fator de rateio utilizado nos Relatórios. Para alterar o “fator de rateio global” acesse: Gerenciador de ligações->Configurações->Parâmetros do Sistema->Aba Relatórios;
  • Arquivo  –  É possível gerar arquivos de exportação por ramal (cada ramal gera um arquivo separado) ou por tipo de chamada (Todas as chamadas de saída, entrada e internas, são incluídas em arquivos separados LigExpor.SAI, LigExpor.ENT e LigExpor.INT respectivamente);
  • Campos disponíveis  –  Selecione os campos que deverão ser exportados para arquivo. Utilize os botões de comando (ao centro) que permitem a manipulação entre os “campos disponíveis” e os “campos exportados”;
  • Campos Exportados  –  Os campos definidos como exportados serão enviados para os arquivos de exportação. Note que nestes campos podemos alterar:
  1. Posição na sequência de exportação  –  A ordem  dos campos  é relevante para os sistemas de hotelaria, portanto consulte a documentação do sistema de hotelaria para configurar o CallManager/TollManager adequadamente;
  2. Largura dos campos  -  A largura pode ser especificada manualmente. Cada campo possui sua quantidade mínima (padrão), porém o sistema de hotelaria pode exigir diferentes tamanhos na posição dos campos. Este parâmetro é muito importante para exportações em formato “largura fixa”.
Se você está utilizando o MICROS OPERA da Oracle, você deve configurar os  parâmetros conforme abaixo:
 
    
 
Configurando o Cadastro de ramais
 
Opcionalmente o PMS pode trabalhar com a informação de apropriação de custo associado ao Ramal ou ao Quarto do Hotel, caso as ligações exportadas precisem informar qual o quarto está associado,  será necessário adicionar ao cadastro de ramais um campo adicional chamado Quarto.
 
Para criar um campo adicional no CallManager/TollManager acesse o Módulo Ferramentas do Sistema->Selecione a licença->Assistente de criação de campos adicionais. Crie o campo "Quarto" no cadastro de ramais.
 
Obs: Na ausência do campo adicional "Quarto" no cadastro de ramais, as chamadas serão exportadas com informação do proprietário, do próprio número de ramal.
 
Configurando o DIH (Direction Integração Hoteleira):
 
O DIH não necessita de autenticação para ser aberto. Uma vez aberto precisa ser iniciado, clicando no botão “iniciar”.
 
A seguir vamos conhecer todos os parâmetros do DIH.
 
Obs: Note que alguns parâmetros do DIH só poderão ser editados se o serviço estiver parado.
 
  • Localidade – Selecione a licença que possui o módulo de integração para configurar o DIH;
  • PMS : Endereço IP – Especifique o endereço IP do servidor do sistema de hotelaria
  • PMS : Porta – Especifique a porta de comunicação com o protocolo do sistema de hotelaria;
  • Tipo de ligação FIAS  –  Nesta sessão realizamos o mapeamento de todas as classes do CallManager/TollManager informando  apenas  "uma letra" para identificá-la ao enviar os dados de ligações para o sistema de hotelaria. Este parâmetro é necessário para a integração com o Micros – Fidelio;
  • Tempo para Verificar link ativo (minutos) –  Este parâmetro estabelece o tempo em que o DIH checa se a aplicação de hotelaria está disponível enviando uma informação de que o DIH está ativo;
  • Grava registro de dados  –  Esta configuração ativa a geração de logs para entendimento dos dados que foram enviados ao PMS;
  • Monitora chamadas  –  Este parâmetro permite analisar a comunicação entre o DIH e o PMS. Utilizado para estudo do comportamento da comunicação. Quando ativado habilita uma aba adicional "Monitoramento", que tem a função de exibir a comunicação entre os dois sistemas;
  • Iniciar automaticamente  –  Quando ativado o DIH ao abrir inicia a conexão com o PMS automaticamente.
Obs: Para cada parâmetro selecionado o sistema apresentará uma descrição sobre sua função.
 
O DIH permite consultar a quantidade de chamadas que foram “lançadas” (transmitidas ao PMS) e também as chamadas na “fila” (pendentes que ainda não foram transmitidas). Atualmente as chamadas em Fila estão em memória RAM. O sistema tende a ter poucos registros na fila. Caso o sistema seja fechado (por qualquer motivo), estas chamadas em fila não serão retransmitidas.
 
Ao identificar uma grande quantidade de “Ligações em Fila” aguarde para verificar se o contador de “Ligações Lançadas” está incrementando, caso contrário verifique a condição de comunicação com o PMS.
 
O DIH permite a simulação de envio de chamadas para o PMS, para que possamos testar a comunicação entre os sistemas. Para a realização da simulação basta informar o número do Quarto ou Ramal e os demais parâmetros. O simulador automaticamente calcula o custo da chamada, porém o usuário pode modificar manualmente este valor da chamada na simulação.
 
Conhecendo o Log do Integração Hoteleira
 
O DIH gera um arquivo com os logs das ligações que puderam ser encaminhadas ao PMS com sucesso, ou seja as chamadas que estão na fila não constarão no log de transmissão. Também no log existem informações atualizadas sobre o status do recebimento informado pelo PMS. 

O arquivo de log do DIH é dih_ps.xml, e para cada chamada transmitida existe uma  tag  <PS> com as informações da ligação conforme o fragmento do log a seguir.
 
<?xml version="1.0" encoding="Windows-1252" ?>
<PSS>
    <PS Id="19399">
            <Id>19399</Id>
            <RoomNumber>9709</RoomNumber>
            <TotalAmount>1.00</TotalAmount>
            <Date>13-11-26</Date>
            <Time>11:58:00</Time>
            <Duration>00:01:07</Duration>
            <DialedDigits>88758196</DialedDigits>
            <PostingCallType>V</PostingCallType>
            <ClearText>VC1</ClearText>
            <AnswerStatus>OK</AnswerStatus>
            <ErrorCode>0</ErrorCode>
            <mvarErrorDescription></mvarErrorDescription>
            <TimeStamp>26/11/2013 12:17:13</TimeStamp>
    </PS>
</PSS>
 
Alguns campos do log são autoexplicativos, mas vamos falar sobre todos eles:
 
Campo Descrição
Id Identificado único da chamada para rastreamento
RoomNumber Quarto quando existir a informação do quarto cadastrado no ramal, caso contrário neste campo será informado o ramal originador da ligação
TotalAmount  Custo da ligação
Date Data da ligação
Time Horário da ligação
Duration Duração da ligação    
DialedDigits Telefone discado da ligação
PostingCallType Será uma letra que identifica a classe da chamada, conforme especificado nos parâmetros do DIH
Clear Text Apresenta a descrição do tipo de chamada que foi tarifado oferecendo mais informações sobre a chamada. Quando são realizadas simulações, este campo sempre apresentará a informação “AVULSA” o que permite o rastreamento dos testes no sistema PMS
AnswerStatus Resposta do PMS sobre o recebimento dos arquivos enviados
ErrorCode Código de Erro gerado pelo PMS – Para consultar do suporte do PMS
mvarErrorDescription Descrição do Erro gerado pelo PMS - Para consultar do suporte do PMS
TimeStamp  Registro de data e hora em que o registro foi recebido pelo PMS
 
FAQ - Tópicos avançados sobre a Integração Hoteleira
 
Aqui serão explanados tópicos avançados, que podem ajudar a desmistificar dúvidas sobre a Integração Hoteleira.
 
Quais os cuidados são necessários para trabalhar com a integração hoteleira?
 
Existem várias ações que podem determinar o sucesso da integração hoteleira, dentre eles:
  • Mantenha o cadastro de ramais devidamente atualizado;
  • Cria uma tarefa de Web Update para executar diariamente, 3 vezes ao dia, para ter a base de prefixos e portabilidade sempre atualizada;
  • Certifique-se que o cliente utiliza "fator de rateio" no sistema e configure a exportação de ligações para considerar o valor de rateio para cada chamada;
  • Evite ao máximo reimportar desnecessariamente arquivos de ligação em clientes que utilizam Integração Hoteleira. Se necessário desative a Integração antes dessa reimportação e apague os arquivos coletados;
Tenho que adquirir o módulo de integração para todos os sistemas de hotelaria?
 
Não. O módulo de integração permite utilizar a integração hoteleira com uma série de sistemas que utilizam protocolos específicos para esta comunicação. Caso o sistema de hotelaria só precise coletar arquivos texto (exportados em um diretório) então não será necessário adquirir o módulo de integração.
Observação: Para o Opera da Micros será necessário o módulo de integração para cada licença.
 
Qual a diferença entre Exportação de ligações e Integração Hoteleira?
 
É importante diferenciar a "exportação de ligações" da "Integração hoteleira". Sempre que os "parâmetros de exportação" do sistema estiverem ativados, o sistema irá exportar as ligações, e isso não depende de módulo de integração. 
Para utilizar a integração hoteleira  (integração com softwares específicos), a licença do sistema precisa possuir o  "módulo de integração". Como pressuposto, a integração hoteleira precisa que o sistema também exporte as ligações para arquivo texto, porém tem uma camada adicional de software que envia estes arquivos utilizando protocolos proprietários para outros sistemas de hotelaria.
 
Quando haverá a exportação de chamadas para a integração hoteleira?
 
A exportação sempre acontecerá durante o processo de importação de ligações. Neste momento o sistema calcula as chamadas, salva no banco de dados e logo em seguida exporta cada registro para um arquivo texto, conforme os parâmetros estabelecidos nas configurações de exportação.
 
O que acontece ao retarifar chamadas no CallManager/TolManager?
 
Não haverá exportação de chamadas para a integração hoteleira. No máximo, você terá uma diferença de valores que foram exportados durante o funcionamento normal do sistema quando comparado aos valores recalculados.

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Excelente Informativo.
Alberto Silva Júnior (March 5, 2015 at 11:14 AM)

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