Aceite de contas utilizando a Web Edition no CallManager/TollManager 2017

VISÃO GERAL DO PROCESSO DE ACEITE DE CONTAS
 
O processo de aceite de contas foi desenvolvido para que fosse possível que os próprios usuários que realizaram as chamadas telefônicas pudessem assinalar quais chamadas foram realizadas para fins particulares. Assim elevando a consciência dos colaboradores sobre o uso inadvertido de recursos telefônicos da empresa, reduzindo abusos e desperdícios de recursos.
 
O processo é realizado obedecendo a uma sequencia de tarefas administrativas antes de realizar a liberação para o aceite de ligações. Estas atividades serão realizadas ao menos uma vez por mês:
 
  1. Tratamento de críticas de importação e importação de chamadas com erro;
  2. Atualização de cadastros de agenda telefônica;
  3. Fechamento de período de ligações telefônicas;
  4. Abertura de processo de aceite de contas;
  5. Emissão de relatórios para apresentação de custos declarados como particulares.
 
Um fluxograma apresenta as atividades básicas que envolvem o processamento do aceite de contas:
 
 
Em resumo, a cada ciclo de tarifação de chamadas telefônicas, será realizado o fechamento de período de consumo telefônico, que consiste na geração de uma conta telefônica para cada usuário onde o usuário, precisa declarar as finalidades de suas chamadas (a trabalho ou particular). Ao final, o usuário realiza o procedimento de “Aceite da conta telefônica” e poderá conhecer, com antecedência, o valor cobrado por suas ligações particulares.
 

Nota: 

Todas as chamadas realizadas pelo usuário possuem a finalidade Trabalho, exceto:
 
  • Chamadas que utilizaram como referência a agenda telefônica do sistema, cujo número esteja cadastrado com finalidade Particular;
  • Chamadas cujas finalidades foram alteradas para Particular, pelo próprio usuário através do processo de aceite de contas.
Não é objetivo deste documento, determinar o que deve ser realizado com as informações obtidas com a declaração dos registros particulares dos colaboradores.
 
 
HABILITANDO O ACEITE DE CONTAS NO CALLMANAGER / TOLLMANAGER
 
Para utilizar o aceite de contas no CallManager/TollManager, é necessário ativar o recurso que determina que será utilizado o processo de aceite de contas. Para isso, acesse: Web Edition  Configurações  parâmetros do sistema. Ative a funcionalidade: “Solicitar aceite de Conta aos usuários dos Ramais”.
 
 
 
Após habilitar o aceite de contas, será necessário realizar o processo de fechamento de período para consolidar todas a chamadas, caso contrário não será possível realizar o aceite.
 
 
FECHAMENTO DE PERÍODO
 
Nesta etapa é necessário realizar o fechamento do período, que consiste em consolidar toda as chamadas para o aceite. Ao realizar o fechamento, será disponibilizado uma conta pendente para a realização do aceite de contas. Esta conta ficará acessível através da página inicial da Web Edition com o ícone  (Aceite de contas).
 
Para realizar o fechamento do período abra o Ferramenta do Sistema, clique com o botão direito do mouse sobre a licença que deseja fechar o período e navegue até Utilitários Fechar Período.
 
Obs.: Caso deseje realizar o fechamento de périodo através da Web Edition será necessário criar uma tarefa agendada com a função “Fechar Período”. 
 
 
O processamento do fechamento do período é simples, podendo ser automatizado com base no primeiro dia de início de mês (verifique os parâmetros do sistema --> Relatórios --> “Mês inicia em”).
 
 
 
CRIANDO GRUPO DE USUÁRIOS QUE PARTICIPARÃO DO ACEITE DE CONTAS
 
Após habilitar o aceite de contas será necessário criar um grupo de usuários para determinar quais usuários poderão utilizar o aceite de contas. Para criar o grupo de usuários navegue até:  Menu Principal ➔ Administração ➔ Grupos e Acessos (Perfis).
 
 
Clique no botão "Manter Grupos e Acessos (Perfis)" para criar um grupo e siga os passos abaixo:
 
1 - Na aba "Gerais" defina o nome do grupo que será criado. Exemplo: Aceite de contas;
2 - Na aba "Acessos", marque a opção "Tarifador" e "Aceite de Ligações Telefônicas" conforme a figura abaixo:
 
 
3 - Marque também as opções "Ligações Telefônicas", "Aceite de Contas" e "Alterar finalidade da Ligações";
 
 
4 - Clique em OK para aplicar as configurações.
 
Caso todas as configurações descritas acima tenham sido realizadas corretamente, o módulo aceite de contas já estará disponível para utilização.
 
 
REALIZANDO O ACEITE DE CONTAS
 
Agora que o período foi fechado, foi disponibilizada uma conta pendente para cada usuário. Ao acessar a interface Web Edition, cada usuário terá acesso as suas contas pendentes. Note que cada usuário poderá visualizar todas as ligações de seus ramais. Os gestores de centros de custo (responsáveis por centros de custo) podem visualizar as chamadas de todos os ramais que são de sua responsabilidade.
 
Todo o processo para o “aceite de contas telefônicas” terá início através do ícone  (Aceite de contas). A seguir será apresentado todo o processo de Aceite de contas:
 
 
Clique no ícone  para que sejam apresentados os períodos em aberto, e logo em seguida selecione o período que deseja realizar o aceite.
 
Neste momento o usuário iniciará a operação de definição de chamadas particulares. Será exibido um formulário com todas as ligações que foram realizadas no período selecionado.
 
Marque as chamadas que deseja assinalar como particulares. Logo em seguida clique no botão “Alterar finalidade das Ligações”.
 
 
Será apresentada uma janela para que você selecione a finalidade das ligações, neste caso, marque a opção desejada e que em OK para confirmar.
 
Descrição das finalidades das ligações:
 
  • Trabalho – Chamadas classificadas como utilizadas a trabalho (apenas usuários administradores poderão alterar uma ligação ‘particular’ para ‘trabalho’);
  • Particular – Chamadas realizadas para telefones de uso particular;
  • Particular com inclusão na agenda – Permite definir o uso particular e incluir automaticamente o número da agenda telefônica privada do usuário.
 
Nota:
 
O CallManager/TollManager permite a definição automática de chamadas como particulares, tomando como referência a agenda particular do usuário. Com isso todas as vezes que existirem chamadas para os números particulares já existentes na agenda, estas chamadas já serão classificadas como particulares.
Assim que todas as alterações tenham sido concluídas, o usuário deverá finalizar a operação aceitando as modificações de finalidade (particular). Para isso clique no botão   Aceitar Conta Telefônica. Essa operação vai finalizar a conta pendente na página inicial da Web Edition.
 
Será solicitada a leitura e aceitação dos termos, confirme a leitura e clique em OK para finalizar a operação.
 
 
Nota:

O processo só será finalizado se usuário confirmar a aceitação, que exibe informações sobre o custo de chamadas particulares assinaladas pelo usuário.
 
EMITINDO RELATÓRIOS DE ACEITE DE CONTAS
 
Assim que todo o processo de aceite de contas for concluído já será possível emitir os relatórios no CallManager / TollManager.
 
Para localizar os relatórios de aceite de contas navegue até:
 
Menu Relatórios Relatórios Externos Aceite de Contas
 
 
Nota:
 
Por se tratarem de relatórios externos (customizados) esses relatórios não são apresentados por padrão no sistema. Caso não sejam localizados os relatórios listados acima será necessário entrar em contato com o Suporte Técnico da Direction para aquisição dos mesmos.
Ao selecionar um dos relatórios de aceite de contas será apresentado uma nova aba, onde deverá ser preenchido o período referente ao aceite realizado. 
 
 
Nota:
 
O período do relatório deverá ser sempre preenchido de acordo com o padrão "AAAAMM" (Ex.: 201710 - Selecionando o período de Outubro de 2017). Lembre-se sempre de utilizar o botão "+" para aplicar a expressão antes de gerar ou exportar relatório.
 

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